Отчеты становятся более понятными и структурированными, если данные в них организованы в группы и подгруппы. Однако структуру отчета можно изменить. Для этого используется диалоговое окно
Чтобы открыть диалоговое окно , откройте отчет в режиме Конструктора и нажмите кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов Конструктор отчетов .
Рис. 12.
В этом диалоговом окне можно определить поля или выражения, по которым Access будет группировать данные. Кроме того, сгруппированные данные можно сортировать по возрастанию или по убыванию. Символ на кнопке выделения в левом сером столбце этого диалогового окна указывает на то, что данное поле или выражение (находящееся справа от значка) используется для группировки записей. В данном примере поле «Категория» используется для группировки строк отчета, а сортировка строк в пределах группы выполняется по полю «КодТовара».
Разработка интерфейса приложения
Есть несколько способов организации командного интерфейса приложения. Можно создать специальную строку меню или Главную кнопочную форму, чтобы предоставить пользователю удобное средство выбора действий, которые нужно выполнить в приложении. Команды следует группировать в меню или на страницах кнопочной формы по своему назначению так, чтобы пользователю было интуитивно ясно, где должна находиться определенная команда и в каких случаях следует ее выполнять. Обычно для работы с приложением создают специальную форму, которая носит название Главная кнопочная форма и содержит кнопки, позволяющие выбирать основные функции или подсистемы приложения. Такую форму можно создать, как обычно, с помощью Конструктора форм, а можно использовать специальный мастер, который называется Диспетчер кнопочных форм. В базе данных «Борей» создана Главная кнопочная форма без применения мастера. Давайте посмотрим, как аналогичную форму создать с помощью Диспетчера кнопочных форм.
Выберите команду меню Сервис, Служебные программы, Диспетчер кнопочных форм. Нажмите кнопку Да. Теперь мастером создается таблица «Элементы кнопочной формы» и кнопочная форма.
Рис. 13.
Чтобы создать на ней нужные кнопки, нажмите кнопку Изменить . Открывается диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы , содержащее список элементов формы.
Рис. 14.
В поле Название кнопочной формы мы можем изменить стандартное название, если это необходимо. Чтобы создать первый элемент, нажмите данную кнопку. Появляется диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы. В поле Текст введите наименование создаваемой кнопки, например Товары. Второе поле Команда позволяет определить действие, которое будет» выполняться после нажатия данной кнопки. Количество кнопок на одной странице формы ограничено числом 8. Это не значит, что их нельзя создать больше, просто это придется делать вручную.
Если число действий, которые хотелось бы разместить на кнопки, превышает 8, можно сгруппировать часть действий на отдельной странице кнопочной формы. Для примера давайте создадим еще одну страницу нашей кнопочной формы и разместим на ней кнопки действий с клиентами. Для этого в диалоговом окне нажмите кнопку Создать . В появившемся диалоговом окне введите имя новой страницы Клиенты и нажмите кнопку ОК.
Далее в редакторе страниц уже известным способом создадим элементы: Клиенты, Наклейки для клиентов, Телефоны клиентов, Заказы клиентов, которые открывают соответствующие формы. Не забудьте создать кнопку, которая позволит вернуться в Главную кнопочную форму. Для этого нужно связать с ней команду Перейти к кнопочной форме . Закройте это окно, чтобы вернуться к диалоговому окну . В списке страниц у вас должны появиться две страницы.
Теперь нужно отредактировать первую страницу - добавить к ней элемент, с помощью которого можно будет перейти на вторую страницу. Для этого выделите в списке страницу Главная кнопочная форма и нажмите кнопку Изменить . В окне редактора страниц добавьте новый элемент Клиенты, также используя команду Перейти к кнопочной форме . Теперь обе страницы оказались связанными. Можно закрыть окно мастера и посмотреть, что у нас получилось, открыв форму «Кнопочная форма». Вы можете проверить, как действуют кнопки. Можно перейти в режим Конструктора и оформить внешний вид формы, применив все средства Конструктора. Таким образом, с помощью Диспетчера кнопочных форм можно создать иерархическую систему страниц кнопочной формы, которая может быть альтернативой обычному иерархическому меню.
Другой способ создания интерфейса приложения помимо кнопочной формы, создание меню и дополнение его панелью инструментов. Для этого существует очень удобное средство, которое называется панели команд.
Панели команд - это объекты Microsoft Office, которые обеспечивают стандартный способ организации взаимодействия пользователя с приложением Microsoft Office. Они бывают трех типов:
Строка меню;
Контекстное меню;
Панели инструментов.
В своем приложении вы можете использовать как стандартные панели команд Access, настроив их нужным образом, так и специальные пользовательские панели команд.
Создание и изменение панелей команд любого типа выполняется в режиме настройки, который может быть вызван либо с помощью команды меню Вид, Панели инструментов, Настройка , либо из контекстного меню, которое выводится на экран после щелчка правой кнопкой мыши в области панелей команд приложения.
Откройте окно Настройка , например, щелкнув правой кнопкой мыши по панели инструментов и выбрав команду Настройка . Таким способом осуществляется переход в режим настройки панелей команд. По умолчанию открывается вкладка Панели инструментов . Если у вас открылась другая вкладка, раскройте именно эту вкладку. Пока в списке на этой вкладке отображаются только стандартные панели команд. К этому списку нужно добавить новую панель команд типа Строка меню . Нажмите кнопку Создать . В диалоговом окне, запрашивающем имя создаваемой панели команд, введите название: Главное меню и нажмите кнопку ОК. Появится маленькая пустая панель, которая по умолчанию является панелью инструментов. Чтобы превратить ее в строку меню, необходимо изменить ее тип. Для этого выделите элемент Главное меню в списке на вкладке Панели инструментов и нажмите кнопку Свойства . Откроется диалоговое окно Свойства панели инструментов Properties . В раскрывающемся списке тип выберите значение Строка меню .
Кроме типа, для данной панели команд можно задать еще ряд свойств:
Закрепление. Можно задать расположение панели команд на экране: в любом месте, только по горизонтали, только по вертикали или вообще запретить его изменять.
Отображение в меню. Установите этот флажок, если вы хотите, чтобы название этой панели команд отображалось в списке, появляющемся при выполнении команды меню Вид, Панели инструментов (View, Toolbars).
Настройка. Сброс этого флажка запретит изменение данной панели команд.
Изменение размера. Если этот флажок не установлен, изменение размеров данной панели команд будет не возможно.
Перемещение. Сбросьте этот флажок, если нужно запретить перемещение панели команд по экрану.
? отображение и скрытие . Когда этот флажок сброшен, пользователь не будет иметь возможности скрывать и снова отображать панель команд на экране.
Пока наша строка меню пустая. Теперь в нее можно добавить меню - списки команд, раскрывающиеся при выборе меню в строке меню или на панели инструментов. Чтобы добавить меню на панель команд:
· Раскройте вкладку Команды в диалоговом окне Настройка.
· Перетащите элемент Новое меню из списка Команды на новую панель.
· Теперь вы увидите на ней элемент Новое меню.
Изменить название созданного меню можно в окне свойств. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по меню и выбрать в контекстном меню команду Свойства . Появится диалоговое окно Свойства элемента Главное меню . В этом окне можно задать следующие значения:
В поле подпись введите название меню: Клиенты.
В поле всплывающее сообщение можно ввести текст всплывающей подсказки.
Поле действие следует оставить пустым. Обычно оно определяет действие, выполняемое при выборе данного элемента панели команд. При выборе меню Клиенты должен раскрываться список команд данного меню. Это будет выполняться автоматически, т.к. в качестве элемента строки меню мы добавили меню.
Поле стиль позволяет определить вид элемента панели команд, в данном случае - меню. Раскрывающийся список имеет следующие значения:
ь По умолчанию - на элементе меню выводятся одновременно значок и надпись;
ь Только текст (всегда) - и на элементе меню и на кнопке выводится только надпись;
ь Только текст (в меню) - выводится надпись на элементе меню и значок на кнопке;
ь Рисунок и текст - и на элементе меню и на кнопке выводится как значок, так и надпись.
Два поля - файл справки и идентификатор справки - позволяют связать с данным элементом панели команд раздел из справочной системы приложения, который будет отображаться при нажатии клавиши
Поле параметр связано с полем действие и определяет значение аргумента функции, если в поле действие определен вызов функции. В данном случае оно тоже остается пустым.
В поле дополнительные сведения можно ввести информацию, которая может быть доступна из процедуры VBA.
Установленный флажок Создать группу означает, что данный элемент панели команд является началом группы и слева от него (в этом случае в строке меню) будет отображаться разделительная линия.
Закройте окно Свойства элемента меню и будем добавлять в меню команды. Для этого можно использовать ту же вкладку Команды диалогового окна Настройка . Выбрав категорию, а затем команду из выбранной категории, можно перетащить ее в данное меню. Например:
Перетащите в меню те формы, которые мы использовали при создании кнопочной формы в предыдущем разделе: «Клиенты», «Наклейки для клиентов», «Телефоны клиентов», «Заказы клиентов».
Чтобы добавить в строку меню следующее меню со списком команд, нужно снова выбрать на вкладке Команды диалогового окна Настройка категорию Новое меню , затем элемент Новое меню и перетащить его в данное меню, поместив его справа от первого элемента. Чтобы изменить вид меню или подменю, щелкните по соответствующему элементу правой кнопкой мыши. Можно использовать команды появившегося при этом контекстного меню или открыть окно Свойства элемента .
Удаление меню выполняется очень просто. Достаточно в режиме настройки панелей команд перетащить соответствующий элемент в пустую область окна Microsoft Access. Аналогично можно перетаскивать подменю и команды меню из одних меню в другие, также можно команду меню превратить в кнопку на панели инструментов и наоборот. Поскольку меню и панели инструментов являются разными типами одного объекта - панели команд, на панели инструментов можно размещать меню, а в строку меню можно добавлять кнопки.
Чтобы окончательно придать меню профессиональный вид (как в стандартном меню Access), необходимо каждому меню и команде меню назначить клавиши доступа. Буквы, соответствующие этим клавишам, выделяются в названии элемента подчеркиванием. Клавиши доступа используются следующим образом. Для того чтобы раскрыть меню, нужно при нажатой клавише
Чтобы указать символ, который будет определять клавишу доступа, нужно в имени команды (в поле подпись окна свойств элемента меню) вставить перед этим символом знак &, например «&Товары». При этом в разных командах одного меню должны быть использованы обязательно разные символы, определяющие клавиши доступа, хотя в разных меню символы могут совпадать.
Для того чтобы обеспечить быстрый доступ к наиболее часто используемым формам, отчетам или макросам, можно создать специальные кнопки, которые помещаются либо на панель инструментов, либо непосредственно в меню. Создать эти кнопки очень просто:
Закройте окно Настройка.
Раскройте список форм в окне базы данных приложения «Борей», выделите форму «Товары» и перетащите ее в строку меню, которое мы только что создали. В строке меню появится кнопка со значком и названием формы, при нажатии которой открывается форма «Товары».
Как видите, в одной строке меню могут размещаться как подчиненные меню, так и кнопки. Точно так же можно добавить кнопку в одну из стандартных панелей инструментов. Если таких кнопок, которые нужно создать для вызова различных функций приложения, много, лучше создать отдельную панель инструментов, в которую включить все эти кнопки, а также полезные кнопки со стандартных панелей инструментов.
Создается пользовательская панель инструментов аналогично строкам меню:
Снова откройте окно Настройка, щелкнув правой кнопкой мыши в области панелей команд окна приложения.
В появившемся диалоговом окне раскройте вкладку Панели инструментов.
Нажмите кнопку Создать.
В появившемся диалоговом окне введите имя новой панели инструментов Мои макросы и нажмите кнопку ОК. Появится пустая панель инструментов.
В данном случае не нужно менять ее тип (по умолчанию создается именно панель инструментов), раскройте вкладку Команды.
Перетащите этот макрос с помощью мыши на пустую панель инструментов.
Вы можете изменить внешний вид данной кнопки. Для этого в диалоговом окне Настройка нажмите кнопку Изменить выделенный объект или щелкните правой кнопкой мыши по только что созданной кнопке. Отобразится контекстное меню. При этом режим отображения кнопки помечен как Значок и текст . Но можно поместить на кнопке только значок, или только текст. Если вы хотите изменить текст на кнопке, введите этот текст в поле Имя (по умолчанию в этом поле отображается имя макроса).
Вы можете поместить на кнопку другой значок, выбрав понравившуюся картинку на специальной панели. Для отображения набора стандартных значков выделите в контекстном меню команду Выбрать значок для кнопки и щелкните по понравившемуся значку. Если же ни одна из картинок не подходит, можно выбрать наиболее близкий по оформлению значок, а потом исправить его в специальном редакторе. Чтобы открыть окно Редактор кнопок , выберите в контекстном меню команду Изменить значок на кнопке .
Наконец, можно просто скопировать понравившийся вам значок с другой кнопки. Чтобы скопировать значок с одной кнопки на другую:
Откройте диалоговое окно Настройка и выделите ту кнопку на панели инструментов, с которой нужно скопировать значок.
Выберите в контекстном меню команду Копировать значок на кнопке.
Выделите кнопку, значок которой нужно изменить.
Нажмите кнопку Изменить выделенный объект в диалоговом окне Настройка.
Выберите в контекстном меню команду Вставить значок для кнопки .
С помощью диалогового окна свойств кнопки можно изменить текст всплывающей подсказки и задать клавиши быстрого вызова.
Чтобы изменить текст всплывающей подсказки для кнопки на панели инструментов:
В режиме настройки выделите кнопку на панели инструментов. В диалоговом окне Настройка нажмите кнопку Изменить выделенный объект.
Выберите в контекстном меню команду Свойства. Появится диалоговое окно свойств кнопки.
Введите желаемый текст в поле Всплывающая подсказка .
На созданной вами панели инструментов можно разместить любые другие. полезные кнопки, не только кнопки для запуска макросов. Когда создание панели инструментов закончено, вы можете переместить ее на свободное место в верхней части экрана (или поместить у любой другой границы экрана).
Очень важно обеспечить приложение удобным интерфейсом. Access позволяет снабдить базу данных всеми необходимыми элементами интерфейса - меню и панелями инструментов, формами для ввода данных, комбинациями клавиш для быстрого вызова макросов и т.д. Все это делает работу с базой данных удобной и придает приложению законченный вид.
Сегодня мы затронем тему отчетов в Access 2003 , а точнее очень полезную и интересную возможность данного программного продукта это группировка данных в отчете. Многие используют Access в качестве клиента в связи с этим формирование и программирование отчетов в Access очень важно, но многие начинающие программисты иногда даже не подозревают, с каким мощным инструментом они работают.
Как я уже сказал, Access очень популярен, особенно в связке с MSSql, т.е. когда его используют в качестве клиента. Если Вы не знаете что такое клиент, и что такое сервер то советую ознакомиться с материалом Что такое взаимодействие Клиент-Сервер?
И сегодня мы как раз будет рассматривать пример формирования отчета в Access, который будет брать данные с сервера MSSql 2008. Как настроить access на работу с MSSql Вы должны уже знать, а если не знаете, то не беда рассмотрим это в следующих статьях, потому что тема сегодняшней статьи совсем другая, а именно группировка данных в отчете.
Мы не раз затрагивали тему Access, поэтому если Вы начинающий программист access, то для лучшего освоения сегодняшнего урока хочу порекомендовать следующий материал – Основы создания запросов в Access 2003 .
Итак, приступим, и для начала давайте разберем исходные данные, т.е. источник данных. Мы не будем использовать в качестве источника запрос или представление данную роль у нас будет играть простая таблица с данными, а именно таблица с названием test_table, со следующими данными, которые я получил с помощью запроса select :
Создание отчета в Access 2003
Для того чтобы создать отчет откройте Access в режиме конструктора перейдите на объекты «Отчеты» и жмите создать
После чего у Вас откроется конструктор отчетов, и список полей, которые есть в нашей таблице.
И для начала давайте попробуем сделать отчет без группировки, и посмотрим, как это будет выглядеть, другими словами я просто в область данных перетащу все поля и укажу их заголовки.
Еще для наглядности я указал тип границы полей «Сплошная». Меняется это в свойстве поля (Правой кнопкой по полю «свойства»)
Сохраняем отчет с любым удобным для Вас названием, и можете запускать. Результат будет следующим:
Как видите все просто, и даже начинающий программист сделать это сможет, т.е. создать отчет в Access. Но начальство может сказать, что это не наглядно и они хотят видеть данные по каждому сотруднику в отдельности или по отделу, но так чтобы это было также в этом отчете.
Как не странно это сделать очень легко, и прибегать к редактированию источника данных совсем не нужно.
Группируем данные в отчете Access 2003
Для этого открываем в конструкторе отчета, окошко «Сортировка и группировка» выбираем там поле или поля группировки и в свойствах группы указываем показывать заголовок
Здесь мы указали, что первая группировка будет по полю otdel а вторая по полю name. И в конструкторе отчетов, после того как Вы укажите «Да» в поле показывать заголовок, у Вас сразу появятся эти самые заголовки, и Вам останется всего лишь переконструировать свой отчет, проще говоря, переставить поля таким образом, чтобы это устроил начальство, для примера я сделал следующим образом:
В итоге, когда Вы сохраните и запустите отчет, он будет уже выглядеть вот так:
Согласитесь что так более наглядно, сразу видно, какой отдел, что за сотрудник. И самое главное мы не меняли источник данных, другими словами, если Вам дан доступ править только клиентское приложение, а доступа к серверу у Вас нет, Вы легко сможете обойтись и без этого доступа.
Это был совсем простой пример, Вы можете конструировать свои отчеты любым образом, но я думаю что теперь, Вы понимаете, что такое группировка данных в отчете Access и как ее можно использовать, надеюсь это Вам пригодится!
Существует два вида сортировки, которые можно выполнить: простая сортировка и сложная сортировка.
Простая сортировка. При сортировке в режиме формы, в режиме таблицы или в режиме страницы выполняется простая сортировка, то есть все записи поля сортируются по возрастанию или по убыванию (но не в том и другом порядке сортировки одновременно).
Сложная сортировка. Если нужно провести сортировку записей в режиме конструктора запроса, в окне расширенного фильтра, в режиме конструктора отчета, в режиме конструктора страницы, в режиме сводной диаграммы или сводной таблицы, можно выполнить сложную сортировку. Это означает, что по некоторым полям допускается сортировка по возрастанию, а по другим полям сортировка по убыванию.
Особенности сортировки записей.
Если новая форма или отчет основываются на таблице или запросе, порядок сортировки которых был сохранен вместе с ними, то он наследуется и новой формой или отчетом.
В одном или нескольких полях результатов запроса или расширенного фильтра может быть отсортировано до 255 знаков.
Порядок сортировки зависит от языка, указанного в поле Порядок сортировки базы данных (на вкладке Общие диалогового окна Параметры) в момент создания базы данных. Если база данных содержит связанные таблицы из базы данных, использующей порядок сортировки для другого языка, Microsoft Access использует порядок сортировки, указанный для базы данных, содержащей связь с таблицей, а не для базы данных, в которой хранится сама таблица.
Если бланк запроса или фильтра содержит знак "звездочка" из списка полей, то определить в нем порядок сортировки можно, только добавив в него поля, которые необходимо отсортировать.
Для сортировки значений дат и времени от более ранних к более поздним используйте порядок сортировки по возрастанию. Для сортировки от более поздних значений к более ранним используйте сортировку по убыванию.
Числа, хранящиеся в текстовых полях, сортируются как строки знаков, а не как числовые значения. Поэтому для выполнения их сортировки в числовом порядке все текстовые строки должны иметь одинаковую длину. Например, результатом сортировки по возрастанию текстовых строк "1", "2", "11" и "22" будет "1", "11", "2", "22". В начало строк с меньшим количеством знаков следует добавить незначащие нули, например: "01", "02", "11", "22". Еще одним решением данной проблемы для полей, не содержащих значения Null , будет использование функции Val для сортировки числовых значений строк. Например, если столбец "Возраст" является текстовым полем, содержащим числовые значения, то для расположения записей этого столбца в должном порядке можно указать в ячейке Поле функцию Val ([Возраст]), а в ячейке Сортировка указать нужный порядок сортировки. Если числовые значения или значения дат хранятся только в текстовом поле, рекомендуется изменить тип данных этого поля таблицы на числовой, денежный или даты/времени. После выполнения сортировки по этому полю числа или даты будут располагаться в надлежащем порядке без ввода дополнительных нулей.
При сортировке поля по возрастанию записи, в которых это поле пусто (содержит значение Null), ставятся в начало списка. Если поле содержит как записи со значениями Null, так и записи с пустыми строками, при сортировке первыми будут отображены поля со значениями Null, а сразу за ними поля с пустыми строками.
Access 2010 дает вам возможность работать с огромным количеством данных, а это значит, что вам может быть сложно узнать что-либо о вашей базе данных, просто взглянув на нее. Сортировка и фильтрация - это два инструмента, которые позволяют настроить, как вы организуете и просматриваете свои данные, что делает его более удобным для работы.
О сортировке и фильтрации
По сути, сортировка и фильтрация - это инструменты, которые позволяют организовать ваши данные. Когда вы сортируете данные, вы приводите их в порядок. Фильтрация данных позволяет скрыть неважные данные и сосредоточиться только на данных, которые вас интересуют.
Сортировка записей
Когда вы сортируете записи, вы вводите их в логический порядок, с похожими данными, сгруппированными вместе. В результате сортированные данные часто проще читать и понимать, чем несортированные данные. По умолчанию Access сортирует записи по их идентификационным номерам. Однако есть много других способов записи записей. Например, информация в базе данных, принадлежащей пекарне, может быть отсортирована несколькими способами:
- Заказы можно сортировать по дате заказа или по фамилии клиентов, разместивших заказы.
- Клиенты могут сортироваться по имени или по городу или почтовому индексу, где клиенты живут.
- Продукты можно сортировать по названию, категории (пироги, пирожные, кексы и т.д.) или цене.
Вы можете сортировать как текст, так и цифры двумя способами: в порядке возрастания и убывания. Восходящий означает идти вверх, так что при сортировке по возрастанию устроят цифры от наименьшего до наибольшего и текста от А до Z . По убыванию означает спуск или наибольшее значение для чисел и от Z до A для текста. Сортировка идентификационного номера по умолчанию, отображаемая в ваших таблицах, является восходящей сортировкой, поэтому сначала отображаются наименьшие идентификационные номера.
В нашем примере мы будем выполнять сортировку по таблице. Однако вы можете сортировать записи в любом объекте Access. Процедура в основном такая же.
Для сортировки записей:
После сохранения сортировки записи будут отсортированы таким образом, пока вы не выполните другой сортировку или не удалите текущий. Чтобы удалить сортировку, просто нажмите команду «Удалить сортировку».
Фильтрация записей
Фильтры позволяют просматривать только те данные, которые вы хотите просмотреть. Когда вы создаете фильтр, вы устанавливаете критерии для данных, которые хотите отобразить. Затем фильтр выполняет поиск всех записей в таблице, находит те, которые соответствуют вашим критериям поиска, и временно скрывает те, которые этого не делают.
Фильтры полезны, потому что они позволяют сосредоточиться на конкретных записях, не отвлекаясь на данные, которые вам неинтересны. Например, если у вас есть база данных, включающая информацию о клиенте и заказе, вы можете создать фильтр для отображения только клиентов, живущих в определенном городе или только в заказах, содержащих определенный продукт. Просмотр этих данных с помощью фильтра будет гораздо удобнее, чем поиск его в большой таблице.
В наших примерах и пояснениях мы будем применять фильтры к таблицам. Однако вы можете применять фильтры к любому объекту Access. Процедура в основном такая же.
Чтобы создать простой фильтр:
Переключение фильтра позволяет включать и выключать его. Чтобы просмотреть записи без фильтра, просто нажмите кнопку Toggle Filter . Чтобы восстановить фильтр, щелкните его еще раз.
Создание фильтра из выделения
Фильтрация по выбору позволяет выбрать конкретные данные из таблицы и найти данные, которые похожи или непохожи на него. Например, если вы работаете с базой данных в пекарне и хотите найти все продукты, чьи имена содержат слово шоколад, вы можете выбрать это слово в одном имени продукта и создать фильтр с этим выбором. Создание фильтра с выбором может быть более удобным, чем создание простого фильтра, если поле, в котором вы работаете, содержит много элементов.
Чтобы создать фильтр из выделения:
Создание фильтра из поискового запроса
Вы также можете создать фильтр, введя поисковый запрос и указав способ соответствия данных данным терминам. Создание фильтра из поискового термина аналогично созданию фильтра из выделения.
Фильтрация текста по поисковому запросу
При фильтрации текста, введя слово для поиска, вы можете использовать некоторые из тех же параметров, которые вы используете при фильтрации с помощью выбора, как Содержит, Не содержит, Ends С, и не заканчивается. Вы также можете выбрать один из следующих вариантов:
- Равные значения, которые включают только записи с данными, которые идентичны выбранным данным
- Не равен, что включает все записи, кроме данных, которые идентичны выбору
- Начинается с, который включает только записи, данные которых для выбранного поля начинаются с поискового запроса
- Не начинается с, включая все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля начинаются с поискового запроса
Чтобы фильтровать текст по поисковому запросу:
Фильтрация чисел с поисковым термином
Процесс фильтрации номеров с поисковым термином аналогичен процессу фильтрации текста. Однако при работе с числами доступны различные параметры фильтрации. В дополнение к Равно и не равно, вы можете выбрать:
- Больше, чем включать только записи с числами в этом поле, которые больше или равны числу, которое вы вводите
- Меньше, чем включать только записи с номерами в этом поле, которые меньше или равно числу, которое вы вводите
- Между включениями записей с цифрами, которые попадают в определенный диапазон
Чтобы фильтровать числа по поисковому запросу:
Конкретные типы чисел могут включать в себя другие параметры фильтрации. Например, даты, хранящиеся в числовой форме (mm / dd / yy-eg, 12/01/2010), включают опции для фильтрации по периодам времени.
Теперь определим структуру отчета, задавая условия группировки и сортировки записей. Эти условия задаются в диалоговом окне Сортировка и группировка (Sorting and Grouping), которое появляется при нажатии кнопки с таким же названием на панели инструментов.
Чтобы создать группу, нужно задать поле отчета, по которому будут группироваться записи, и установить значения свойств Заголовок группы (Group Header) и Примечание группы (Group Footer) равными Да (Yes). Первый уровень группировки в нашем примере будет определяться полем "Название Клиента " (Company-Name). Выберите это поле из раскрывающегося списка в первой строке окна Сортировка и группировка (Sorting and Grouping). Поле справа в этой строке, определяющее порядок сортировки, будет по умолчанию иметь значение По возрастанию (Ascending). Установите значения свойств Заголовок группы (Group Header) и Примечание группы (Group Footer) в Да (Yes). После этого в области выделения первой строки (в окне) появится символ группировки, а в отчете будут отображены два раздела: Заголовок группы "Название " (CompanyName Header) и Примечание группы "Название " (CompanyName Footer).
Второй уровень группировки будет организован по полю "КодЗаказа " (OrderlD). Заполните аналогичным образом его свойства в окне Сортировка и группировка (Sorting and Grouping).
Кроме того, что мы задали два уровня группировки для нашего отчета, можно еще определить порядок сортировки в пределах самой внутренней группы. В третьей строке окна Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) выберите поле "Марка" (ProductName), чтобы отсортировать товары в заказе по алфавиту. После этого отчет примет вид, показанный на рис. 10.19.
Уровень группировки по полю "КодЗаказа" оказался вложенным. И таких уровней вложенности в Access 2002 может быть до 10.
Для каждой группы, кроме свойств Заголовок группы (Group Header) и Примечание группы (Group Footer), которые позволяют вставлять в отчет дополнительные разделы, можно задать еще три свойства: Группировка (Group On), Интервал (Group Interval) и Не разрывать (Keep Together).
Свойства Группировка (Group On) и Интервал (Group Interval) связаны между собой и в совокупности определяют, каким образом мы хотим группировать данные. Значения, которые может принимать свойство Группировка (Group On), зависят от типа данных группирующего поля. Обычно данные группируются по каждому значению поля, т. е. каждому значению поля должна соответствовать отдельная группа. Тогда свойство Группировка По полному значению (Each Value), а значение свойства Интервал (Group Interval) должно быть равным 1. В нашем примере для поля "Название" установите эти свойства именно так.
При группировке по полю с текстовым содержимым допускается начинать новую группу всякий раз, когда изменится первый или несколько первых символов значения поля. В этом случае свойство Группировка (Group On) должно иметь значение По первым знакам (Prefix Characters), а свойство Интервал (Group Interval) будет определять, сколько первых символов должно использоваться для образования новой группы. Если это значение равно 1, то для каждой буквы алфавита будет создана Сдельная группа - это позволяет создавать отчеты типа Предметного указателя в книгах. Примером такого отчета является отчет "Список товаров " (Alphabetical List of Products) в базе данных "Борей" (Northwind ).
Рис. 10.19 . Структура отчета и условия сортировки и группировки
Для числового поля "КодЗаказа " (OrderID) мы оставляем значение свойства Группировка (Group On) равным По полному значению (Each Value), как это установлено по умолчанию. Значение свойства Интервал (Group Interval) останется равным I, т. к. нам нужно создать отдельную группу для каждого заказа. Однако свойство Группировка (Group On) позволяет группировать числовые данные и по диапазонам значений. В этом случае нужно установить значение данного свойства равным Интервал (Interval), а значение свойства Интервал (Group Interval) равным числу, которое определяет диапазон группировки. Например, если числовое поле содержит возраст человека, то значение 5 свойства Интервал (Group Interval) будет определять диапазоны возрастов от 0 до 4, от 5 до 9, от 10 до 14 и т. д.
Для поля типа Дата/время свойство Группировка (Group On) кроме значения по умолчанию По полному значению (Each Value) может принимать следующие значения: По годам (Year), По кварталам (Qtr), По месяцам (Month), По неделям (Week), По дням (Day), По часам (Hour), По минутам (Minute). Значение свойства Интервал (Group Interval) определяет число выбранных единиц измерения в диапазоне. Например, если значение свойства Группировка (Group On) установлено равным По месяцам , а Интервал (Group Interval) имеет значение 1, то данные будут группироваться помесячно.
Свойство Не разрывать (Keep Together) позволяет управлять тем, как группа будет, размещаться на странице. Если группы небольшие, то лучше всего установить значение этого свойства равным Вся группа (Whole Group). Тогда при печати отчета вся группа, т. е. заголовок группы, все записи из области данных и примечание группы будут размещаться на одной странице (если вся группа не помещается на текущую страницу, она продолжится со следующей страницы), а каждая следующая группа будет начинаться с новой страницы (если только она не помещается целиком на текущей странице). Если группа может содержать столько данных, что они не поместятся на одной странице, то лучше установить значение этого свойства равным С первыми данными (With First Detail). В этом случае заголовок группы размещается на текущей странице, только если на ней помещается также первая строка данных, в противном случае вся группа переносится на следующую страницу.
Свойство Не разрывать (Keep Together) для группы связано с аналогичным свойством раздела отчета. Эти свойства должны быть согласованы. Например, если в группе установлено значение свойства Не разрывать (Keep Together) равным Вся группа (Whole Group), то значения свойства Не разрывать (Keep Together) соответствующих разделов отчета должны иметь значения равными Да (Yes). В противном случае приоритет имеет свойство, заданное в окне Сортировка и группировка (Sorting and Grouping).
Сам отчет также имеет свойство Неразрывная группа (Grp Keep Together), которое применяется для отчетов, печатающихся в несколько колонок. Оно действует только для групп, у которых значение свойства Не разрывать (Keep Together) установлено равным Вся группа (Whole Group) или С первыми данными (With First Detail). Если же установлено значение Нет (No), то свойство Неразрывная группа (Grp Keep Together) игнорируется. Данное свойство отчета может иметь значения На странице (Per Page) и В столбце (Per Column). В первом случае группа печатается без разрыва на странице, а во втором - без разрыва в колонке (полосе) отчета.
Замечание
В ячейки Поле/выражение
(Field/Expression) окна Сортировка и группировка
(Sorting and Grouping) можно вводить не только названия полей, но и выражения, т. е. группировка может выполняться по значению выражения. Ввод выражения начинается со знака равенства (=) так же, как в свойствах форм и отчетов
.
