Ведущий конференции - это чаще всего харизматичный, известный человек из отрасли, обладающий отличными навыками публичных выступлений. Он задает тон всему событию, создает атмосферу и во многом определяет настроение участников.

Как сделать так, чтобы каждое его слово и действие работало на достижение бизнес-целей конференции? В подготовке ведущего большое значение имеет то, как с ним работает адженда-менеджер (менеджер программы) конференции.

Роль ведущего конференции

Как я уже , обычно ведущий имеет следующий круг обязанностей:

• открыть конференцию,
• рассказать о ее целях и программе,
• озвучить оргмоменты,
• задать атмосферу,
• следить за временем (time-bitching),
• координировать участников между секциями,
• закрыть конференцию.

Такой человек нужен для сохранения целостности всей конференции, он помогает участникам пройти от начала и до конца по выдуманному организаторами сценарию. Таким образом, идеальный ведущий становится посредником между адженда-менеджером (менеджером программы конференции) и всеми гостями.

Роль ведущего конференции - быть связующим звеном между участниками и всей закулисной командой организаторов.

Наибольшее количество вопросов вызывает разделение ролей, собственно, адженда-менеджера и ведущего. Многим начинающим организаторам кажется, что менеджер программы может сам вести открытие и закрытие, всех координировать и тем более следить за выполнением регламента, ведь за это он, в конце концов, и отвечает.

Однако роль адженда-менеджера - внутренняя, а роль ведущего - внешняя. Адженда-менеджер работает больше с оргкомитетом и спикерами, а ведущий - с участниками. Чтобы различие было наглядным, я попробовала свести отдельные аспекты роли каждого в единую таблицу.

Разделение ролей между адженда-менеджером (менеджером программы) и ведущим

АДЖЕНДА-МЕНЕДЖЕР		ВЕДУЩИЙ
Работа с программой:
Главный ответственный за содержание конференции; Главный ответственный за создание, подготовку, подачу и оценку программы; Координирует и контролирует оргкомитет, чтобы все адженда-образующие элементы реализовались по плану; Проводит прогон программы до конференции; Собирает все материалы (слайды презентаций, видео, digital-копии раздаточных материалов и т.п.) и отвечает за их публикацию для участников.	Главный ответственный за артикуляцию ключевого посыла (мессаджа) конференции во время конференции; Создает и формирует атмосферу на конференции; Готовит и проводит все пленарные (общие) части: открытие всей конференции/следующего дня, подведение итогов дня, закрытие и т.п.; Обеспечивает связки между сессиями: представляет спикеров, модерирует вопросы спикеру из зала, заполняет паузы, обобщает выводы из каждой сессии/блока сессий в ключе основных трендов отрасли; Координирует участников между разными треками (потоками) и секциями, когда секции идут параллельно.
Взаимодействие с другими:
Находит и координирует ведущего и спикеров. Главный ответственный за их подготовку; Координирует список участников, передает данные о портрете и количестве участников ведущему и спикерам.	Помогает спикерам поддерживать атмосферу на протяжении всей конференции; Главный ответственный за то, чтобы участники присутствовали на сессиях: объявляет о начале и окончании сессии, координирует время кофе-брейков.

Подготовка

Подготовка ведущего к конференции - это зачастую процесс, отпущенный на самотек. Недостаточно пригласить ведущего, выслать ему программу и описание ролей, а потом надеяться, что он будет делать именно то, что от него ожидается.

За мою практику наиболее управляемым процесс подготовки ведущего становился тогда, когда адженда-менеджер изначально разделял этот этап на две встречи. На каждой встрече адженда-менеджер и ведущий обсуждают все ключевые вопросы и тем самым приходят к полному взаимопониманию.

Для того, чтобы учесть все важные моменты во время встреч и максимально подготовить ведущего конференции к его роли, рекомендую использовать простые и удобные чеклисты. Выглядят они вот так:

Один чеклист посвящен одной встрече и содержит ее цели и основные моменты, которые необходимо решить с ведущим во время подготовки. Эти чеклисты разработаны на основе опыта 37 конференций, в которых я участвовала в роли тренера, адженда-менеджера или ведущего. Они не раз помогали мне структурировать встречи и тем самым сэкономить время коллег и быстро достичь желаемого результата.

Чтобы получить чеклисты в pdf-формате, подписывайтесь на рассылку UXevent .

После того как вы подтвердите подписку в email, вам откроется секретная страничка с ссылкой на чеклисты. Они бесплатные, а я обещаю уважительно относиться к персональным данным и никогда не спамить, присылать только новости блога и полезные материалы. Я тоже не люблю бессмысленные рекламные письма;)

Во время конференции

Если подготовка прошла успешно и напротив каждого пункта в чеклистах появились галочки, то единственный совет, который я могу дать, - это дать ведущему волю делать то, к чему лежит его душа.

Добейтесь понимания целей и основного посыла конференции, а выбор инструментов в его донесении оставьте за ведущим. Ведь, в конце концов, именно для этого вы его пригласили, чтобы на самой конференции он помогал вам, а не доставлял лишнее беспокойство.

После конференции

Когда событие уже завершилось, остается дело за малым: собрать воедино те уроки, которые вы как менеджер программы и сам ведущий вынесли из этого опыта.

Проведите финальную встречу или видео-чат, поблагодарите ведущего и обязательно попросите дать обратную связь как минимум по трем пунктам:

1. Что получилось и стоит продолжать на последующих конференциях?
2. Что мы сделали не так, чего не стоит делать в будущем?
3. Чего мы не сделали, но сейчас, пост-фактум, понимаем, что было бы здорово сделать?

Ведущий конференции - это, несомненно, ценнейший ресурс, но прежде всего - человек, а люди учатся на собственном опыте. Задача адженда-менеджера заключается в том, чтобы этот опыт упаковать и передать дальше, применить в организации других событий.

Именно благодаря постоянному совершенствованию каждого, даже самого обычного элемента конференции происходит качественный рост от посредственного события к уникальному и незабываемому.

(Visited 2 754 times, 1 visits today)

Gallus Events так хороша, что мы решили продолжить разговор: не только привести здесь перевод брифа коллег, но и дополнить своими рекомендациями. Conference chair(man) — англоязычный термин, который лучше всего обозначается словом “ведущий” конференции, поскольку “председатель” по-русски звучит не совсем уместно. Опять же, в русском языке слово “ведущий” имеет определенные нюансы, поэтому чаще всего во избежание путаницы применительно к конференциям и иным деловым мероприятиям используется термин “модератор”. В нашей статье мы используем “ведущий” по причинам, которые описаны ниже. И здесь, конечно же, надо понимать, что такой тип ведущего подразумевает гораздо большую ответственность и глубину погружения в тему и проект делового мероприятия. Иными словами, это и ведущий в общем понимании этого слова, и модератор, и создатель атмосферы, и управляющий контентом. В западной индустрии conference chair — тоже не единственный термин. Часто используются термины фасилитатор (facilitator), модератор (moderator), MC — при этом подразумевается практически одно и то же. Тем не менее, разница есть, и она заключается в акценте на ту или иную функцию. Мы часто наблюдаем модератора (ов), который управляет дискуссией в рамках определенной сессии, но при этом не выступает общим связующим звеном в рамках всей программы мероприятия. Либо мы видим ведущего, который появляется на сцене между блоками сессий/презентациями и заполняет паузы по запланированному сценарию — в этом случае он не концентрируется/не специализируется на какой-то конкретной теме, а скорее, именно заполняет паузы и управляет эмоциональными потоками аудитории. Третий вариант — это всего понемногу, и в этом случае термин “ведущий” идеален.

Коллеги из Gallus Events справедливо подмечают, что роль ведущего на мероприятии велика: ведущий, выполняющий свои функции из рук вон плохо — один из верных путей к провалу мероприятия. С другой стороны, хороший ведущий может вытащить мероприятие там, где есть недочеты в контенте. Однако то, насколько хорошо или плохо он исполняет эту роль, во многом зависит от организаторов, утверждают в Gallus Events — и с этим я полностью согласна. Поэтому очень важно правильно сориентировать вашего ведущего. Gallus Events делятся своим брифом для этой цели, и он так хорош, что мы решили просто перевести его для вас. Следуя следующим рекомендациям, вы создадите комплексный, четкий и мотивирующий бриф, который поможет вашему ведущему быть на высоте и приведет к нужным результатам.

******* Перевод

Пример брифа для ведущего конференции

Роль ведущего на конференции — это не только соблюдение тайминга программы. Это ваша возможность создать образовательное пространство для своих коллег, и это большая ответственность. Вот несколько советов, чтобы проявить себя в самом лучшем свете:

До мероприятия:

1. Необходимо четко осознавать, что ведущий — это важнейший элемент мероприятия. Вы — руководитель и инициатор. Ваша задача — добиться того, чтобы зал был наполнен энергией, люди чувствовали себя спокойно и наслаждались мероприятием.
2. Мы просим вас поговорить со всеми выступающими. Вот так просто, да. Позвоните им, представьтесь и попросите рассказать, о чем они будут говорить на мероприятии и почему именно на эту тему они выступают. Удостоверьтесь, что спикеры не повторяют друг друга (если только это не те темы, которые требуют особого акцента) и что вопросы, которые они затрагивают, действительно важны.
3. Мы вышлем вам все слайды, как только получим их. Просмотрите их и придумайте пару вопросов для каждого спикера.
4. В преддверии конференции мы можем попросить рассказать о нас. Участие в нашем мероприятии — это дополнительная реклама вашего личного бренда, и мы надеемся на взаимное продвижение.

В ходе мероприятия:

1. Мы просим вас прибыть на мероприятие заранее и поговорить с парой участников. Всегда полезно выяснить из первых уст, что участники ожидают от конференции. Учитывайте эту информацию в беседе со спикерами.
2. Возглавляйте аплодисменты после каждой сессии. Кроме того, просим вас подытоживать каждую сессию. Ваша задача — акцентировать внимание участников на 2-3 основных, самых важных, аспектах презентации каждого спикера.
3. В конце блока программы утром и после обеда необходимо снова подвести краткие итоги. На этот раз расскажите участникам, что лично вы вынесли из докладов/сессий, а может быть даже о том, что вы собираетесь предпринять в связи с этим.
4. Давайте все будем гибкими. Если есть что-то, о чем вы считаете важным поговорить, даже если время на исходе, то давайте поговорим. Только предупредите нас. И помните: остывший кофе приводит к недовольным участникам!

После мероприятия:

1. Мы стараемся поддерживать связь со своими участниками. Поэтому мы просим вас выделить еще пару часов и выслать участникам резюме мероприятия, возможно, со ссылкой на определенную тему — то, что вы считаете, может быть им полезно и интересно.
2. И наконец, примите вознаграждение за ваше время и вклад в создание великолепной конференции. Мы понимаем, насколько вы важны для мероприятия, поэтому, безусловно, оплачиваем вашу работу.

Перевод ********

И еще от себя. Эти рекомендации натолкнули меня на мысль о том, что и организаторам пригодится своего рода чек-лист, о том, что нужно учитывать при выборе ведущего/модератора конференции , ведь правильно сделанный выбор — это уже половина дела. Итак, на что опираться при выборе ведущего вашего мероприятия?

1. Логичным было бы привлекать того, кто уже имеет опыт модерирования/ведения конференции. С одной стороны, да, это важно. Однако на мой взгляд, гораздо важнее а) коммуникативные качества и б) специализация по теме сессии/конференции. Такой модератор сможет “разговорить” участников, удерживать дискуссию на уровне и легко сориентироваться в том, куда направить разговор с экспертами/аудиторией. Он также поможет людям познакомиться между собой и поделиться своим мнением по ходу дискуссии.
2. Еще один логичный критерий — известность того или иного лица, выступающего в роли ведущего. В этом есть определенные преимущества: например, известная персона привлекает внимание и в какой-то степени придает “статусности” мероприятию. Однако, здесь тоже можно идти от обратного и искать неизвестные лица, которые могут по всем иным качествам и превосходить звезду. Конечно, если человек вам незнаком как ведущий, стоит как минимум поговорить заранее и составить свое мнение о нем как о потенциальном ведущем.
3. Если мероприятие международное, знание английского у ведущего весьма желательно, если не сказать обязательно. Точка)
4. Конечно, рекомендации . Спросите у коллег, задайте вопрос партнерам, поищите у мероприятий, схожих с вашим по тематике — кто вел конференцию, какие были отзывы? Кроме того, в наше время можно найти замечательных, [вам] еще не известных, но при этом высококвалифицированных специалистов, просто обратившись к коллегам/аудитории в LinkedIn или FB.

Деловые события (выставки, семинары, конференции, презентации, командообразование) - неотъемлемая часть современного бизнеса, особенно когда надо показать компанию, товар или услугу лицом. Множество разных людей - партнеры, клиенты, конкуренты - обратят особое внимание на уровень мероприятия.

Подготовка и реализация делового мероприятия заслуживает особого внимания и требует привлечения профессионалов event-сферы.

Ваше выставочное пространство может быть размером со взлетную полосу или, напротив, быть компактным стендом в выставойчном павильоне. Само мероприятие должно быть динамичнее и зрелищнее, чем у конкурентов. Здесь однозначно не обойтись без профессионального ведущего презентаций, конференций и выставочных мероприятий. Великолепно поставленная речь, презентабельная внешность, личное и деловое обаяние, умение оперативно ориентироваться в стрессовой ситуации - вот основные и обязательные качества ведущего на выставку, презентацию, конференцию, партнерскую вечеринку.

Презентация или церемония открытия

Ведущий на выставку или модератор конференции.

Как правило, на конференции, выставке, презентации помимо представителей компании и приглашенных выступающий. работает профессиональный модератор. Это человек, владеющий грамотной речью, безупречной дикцией и поставленным голосом.

В обязанности ведущего конференции или выставки входит подача вводной информации о событии или продукте, озвучивание общих мест, представлении выступающих. Также, ведущий подобного события проводит лотереи, розыгрыши и ведет интерактивное общение с гостями вытавки или аудиторией презентации.

Частью работы ведущего является тщательная подготовка с мероприятию: важна максимальная осведомленность относительно того, что презентуется, открывается или запускается. Ведущий должен быть в теме предмета выставки или конференции - от этого зависит, насколько убедительно будет звучать подаваемая им информация. В процессе подготовки и прогонов модератор уточняет корректное произношение имен спикеров конференции. А также изучает продукцию компании или услугу, которой посвящено проводимое событие.

Проведение статусных мероприятий - шоумэн и конферансье.

Открытие магазина или торгового центра, презентация новой модели автомобиля или часов, дегустации, тест-драйвы, скачки, регаты и многие другие значимые события с участием VIP-гостей не обходятся без сопровождения опыного шоумэна. Настоящий профессионал примет активное участие в составлении сценария деловой и развлекательной программы. Кроме того, обратившись к ведущему опытному выставок, Вы получите организацию мероприятия "под ключ". Звуковое и видео -оборудование, декораторы, музыканты, артисты, фотографы и видеооператоры - надежная команда сделает Ваше деловое событие профессионально и без стресса для клиента.

Каждая компания мечтает пригласить в качестве ведущего на свой семинар или конференцию модератора с солидным послужным списком. Портфолио ведущего подчеркивает его профессионализм и доверие со стороны крупных компаний, для которых были проведены праздники, гала-ужины, деловые события. Константин Антонов проводид деловые ужины и праздничные мероприятия для российских и зарубежных компаний, на которых присутствует высшее руководство корпораций, а также главы регионов и представители политической элиты.

Ведущий деловых событий в Москве и Санкт-Петербурге: выставки, семинары, презентации.

Модератор конференции или ведущий семинара - это не просто конферансье, представляющий спикеров и объявляющий перерыв. Эо ключевой персонаж события, владеющий исчерпывающим объемом информации по теме обсуждения, способный поддержать дискуссию или полемику, наделенный полномочиями комментировать происходящее и напралять ход мероприятия в нужное русло. При подготовке к семинару, конференции, круглому столу или презентации модератор изучает все особенности предмета встречи: продукта, проекта или комплекса пунктов.

Оставить заявку

Отправить Советы