Лечебные иголки и правила написания делового письма.
Как управлять активностью своего адресата.
Начну с неожиданного вопроса. В вас когда-нибудь вонзали иголки? В количестве этак от 15 до 30? И чтобы вы на это пошли совершенно добровольно? И чтобы еще получали от этого удовольствие и позитивный для здоровья результат?
Да? Тогда вы поймете, о чем я.
Нет? Значит, вы еще не знаете о чудодейственной силе процедуры под незатейливым названием иглоукалывание!
Я эту волшебную процедуру открыла для себя недавно, пару недель назад (в стремлении поднять общий физический тонус после изматывающее жаркого лета и в преддверии плотной рабочей осени и зимы). Суть процедуры очень проста: на теле человека есть определенные точки – особые центры сосредоточения энергии и нервных окончаний. Достаточно взять эти точки под грамотный контроль, активизировать их – и результат налицо! (Кстати и на лице – тоже, это я говорю уже по секрету, специально для женской части моих подписчиков J).
Эффект потрясающий: и лечебный, и косметический!
Находясь под впечатлением от этого открытия, я задалась вопросом: только ли на теле человека есть такие точки? А можно ли их отыскать у других объектов? Например, в теле делового письма? Может ли культура, правила деловой переписки строится на таких точках?
Ну, чтобы было так: возьми под контроль эти точки при написании делового письма – и письмо уже «работает»: достигает цели, вызывает у клиента желание ответить и т.д.?
Задумалась я над этим и пришла к выводу: Да! Чудодейственные точки в деловом письме есть!
Сегодня я расскажу всего о трех. Тех, которые лежат совсем на поверхности!
Поверьте, если вы возьмете под контроль только их – ваши письма станут уже на порядок более действенными: будут предельно понятны вашему адресату и будут подвигать его к написанию ответа.
Итак, три точки письма. Я назвала их тремя точками внимания: они изначально расположены в поле внимания нашего адресата, а поэтому должны быть в поле и нашего внимания, когда мы пишем письмо.
Две точки внимания расположены в начале письма.
И одна – в конце.
Две точки в начале обусловлены спецификой электронного письма.
Первая точка – тема письма . Адресат видит ее еще до того, как откроет наше сообщение.
Вторая точка — вступительная фраза. Это первый элемент, который прочитывает адресат, когда открывает письмо.
И наконец, третья точка — финальная фраза . Последнее, на чем сосредотачивается внимание адресата по прочтении нашего письма.
Посмотрите, как работают эти точки.
Ниже я привела два примера письма. Первое написано без внимания к точкам внимания. Второе – с их активным применением.
Пример 1. Subject : Деловая переписка Date : Mon , 06 Sep 2010 From : Тамара Воротынцева To : Иванова Анна Анна, добрый день! E - mail переписка в бизнесе». Я обработала и проанализировала письма каждого. Готова встретиться и дать персональную обратную связь. Можем это сделать 10 сентября, ориентировочно в 17:00. Полагаю, что по длительности встреча займет от 30 до 50 минут. -- С уважением,Тамара Воротынцева
Пример 2. Subject: Деловая переписка. Обратная связь после тренинга Date: Mon, 06 Sep 2010 From: Тамара Воротынцева To: Иванова Анна Анна, добрый день! Как и обещала, возвращаюсь к вопросу посттренинговой встречи. У меня на руках письма ваших сотрудников, которые они выслали мне после тренинга « E - mail переписка в бизнесе». Я обработала и проанализировала письма каждого. Готова встретиться и дать персональную обратную связь. Можем это сделать 10 сентября, ориентировочно в 17:00. Полагаю, что по длительности встреча займет от 30 до 50 минут. Что скажете? -- С уважением, Тамара ВоротынцеваЧувствуете ли вы разницу, уважаемые читатели?
Надеюсь, что Да.
Чем, на мой взгляд, помогают нам точки внимания?
При помощи первой точки — «Тема письма» — мы привлекаем внимание адресата к аспекту нашего письма, помогаем адресату быстро (даже не открывая письма) понять, о чем сообщение, а также делаем наше письмо легко идентифицируемым в почте нашего адресата в дальнейшем.
В моем примере я коротко сообщаю Анне, что в моем письме пойдет речь об обратной связи после тренинга «Деловая переписка» (ни об оплате, ни о документах, ни о каких бы то ни было других вопросах, по которым мы с ней переписываемся,а о правилах делового письма). Для того, чтобы это узнать, Анне достаточно просто увидеть тему. Эта же тема поможет Анне в дальнейшем легко и быстро найти мое письмо в своей почте, если это будет необходимо.
Вторая точка — «Вступительная фраза» — повышает степень ясности нашего сообщения, делает письмо более понятным: указывает адресату причину письма, поясняет логику происходящего.
В моем случае я поясняю Анне, что является поводом для этого моего письма: я обещала дать обратную связь участникам моего тренинга и поэтому пишу.
Третья точка — «Финальная фраза» — пододвигает адресата к совершению необходимого нам действия.
Финальная фраза – это последнее, что прочитывает адресат в нашем письме. Обычно к этому моменту адресат внутренне уже задает себе вопрос: что нужно делать? чего от меня ждут? И тут для нас самое подходящее время внятно и четко сказать об этом.
Я в своем примере выбрала достаточно демократический вариант оформления: «Что скажете?». Можно было использовать его синоним: «Что думаете?» или такой: «Ваше мнение?»
(О многообразии и некоторых секретах финальных фраз – в следующих выпусках).
В любом случае, в этой точке мы должны четко сообщить адресату, какого действия мы от него ждем.
Вот так, на мой взгляд, выглядят самые простые точки, через которые проходит энергия делового письма.
Уважаемые читатели, попробуйте взять под контроль эту энергию в ваших письмах – и посмотрите, как это будет работать. Я уверена, точки внимания делают письмо структурно и содержательно крепким, а переписку – более динамичной и результативной по своим особенностям! Начинайте и заканчивайте написание делового письма с пристального внимания к трем точкам.
Тамара Воротынцева
Буду рада вас видеть на моем тренинге E-mail переписка в бизнесе.
Посмотрите мини-лекцию «Три точки внимания в письме»
Построена на лексических формальностях, делающих ее стройной и точной.
Введение
Вводные строки деловых писем ссылаются на предыдущую переписку, объясняют способ нахождения получателя или причину обращения.
| With reference to your letter of … | Ссылаясь на Ваше письмо от [дата]… |
| I am writing to enquire about … | Обращаюсь для справки о … |
| After having seen your advertisement in … , I would like … | После просмотра Вашей рекламы в …, я бы хотел … |
| After having received your address from … , I … | Узнав Ваш адрес из …, я … |
| I received your address from … and would like … | Я получил Ваш адрес из … и хотел бы … |
| We/I recently wrote to you about … | Я/мы недавно писали Вам о … |
| Thank you for your letter of | Благодарю за Ваше письмо от [дата] |
| Thank you for your letter regarding … | Спасибо за Ваше письмо относительно … |
| Thank you for your letter/e-mail about … | Благодарим за Ваше письмо о … |
| In reply to your letter of , … | В ответ на Ваше письмо от [дата], … |
| Referring to your letter of … | Ссылаясь на Ваше письмо от … |
| In reply to your letter of … we are glad to inform you that … | В ответ на Ваше письмо от … мы рады сообщить Вам, что … |
| With reference to your fax dated … we are pleased to confirm that … | Ссылаясь на Ваш факс, датированный …, мы рады подтвердить, что … |
| We refer to our letter regarding … | Ссылаясь на наше письмо относительно … |
| In accordance with your order of … | В соответствии с Вашим заказом от … |
| Further to our letter of … we … | В дополнение к нашему письму от … мы … |
Формальные связки
Соединительные словосочетания структурируют деловую переписку.
| First of all … | В первую очередь … |
| Please note that … | Просим принять во внимание, что … |
| We wish to bring to you notice that … | |
| We would like to note that … | Обращаем ваше внимание на тот факт, что … |
| The matter/point is … | Дело в том, что … |
| We think/believe … | Мы считаем, что … |
| In this connection … | В связи с этим … |
| In view of the above … | Ввиду вышеизложенного … |
| Apart from the above … | Помимо вышеуказанного … |
| In addition to the above … | |
| Further to the above … | В дополнение к вышеуказанному … |
| On the other hand … | С другой стороны … |
| Moreover … | Более того … |
| Besides … | Кроме того … |
| Nevertheless … | Тем не менее … |
Приложение
Заключение
Заключительные строки деловых писем предваряют будущие события, повторяют извинения или предлагаю помощь.
| If you require any further information, feel free to contact me | За допсведениями обращайтесь ко мне |
| I look forward to your reply | Жду Вашего ответа |
| I look forward to hearing from you | Жду обратной связи |
| I look forward to seeing you | До встречи |
| Please advise as necessary | Прошу сообщать по необходимости |
| We look forward to a successful working relationship in the future | В надежде на успешное сотрудничество в будущем |
| Should you need any further information, please do not hesitate to contact me | В случае заинтересованности не стесняйтесь обращаться ко мне |
| Once again, I apologize for any inconvenience | Повторно извиняюсь за неудобство |
| We hope that we may continue to rely on your valued custom | Надеемся и дальше полагаться на Вашу постоянную клиентуру |
| I would appreciate your immediate attention to this matter | Буду благодарен за Ваш скорейший отклик на это |
| We are looking forward to hearing from you | Ждём Вашего ответа |
| We look forward to your reply | Ждём Вашего ответа. |
| Your early reply will be appreciated | Заранее благодарим Вас за скорый ответ. |
| We would appreciate your cooperation on this matter | Будем благодарны Вам за сотрудничество в этом вопросе. |
| Awaiting your prompt reply | В ожидании скорейшего ответа |
Прощание
Выбор правильного прощания в деловых письмах зависит от знакомства с получателем.
English Joke
The child came to his mother in tears.
«Oh, mama,» he confessed, «I broke a tile in the hearth.»
«Never mind, dear,» the mother consoled. «But how ever did you come to do it?»
«I was pounding it with father’s watch?»
Не так давно я столкнулся с действующим методом, который позволяет злоумышленнику отправлять спам от имени вашего сайта, используя форму обратной связи Joomla (форму контакта). Эта возможность не является уязвимостью, и вряд ли будет исправлена. В этой статье я расскажу о том, как такое стало возможно, и что нужно делать, чтобы защитить свой сайт.
Стандартная форма обратной связи Joomla
В Joomla есть довольно мощный и гибкий компонент, который называется «Контакты ». Это стандартный компонент Joomla. Он есть на каждом сайте, т.к. устанавливается вместе с CMS. Данный компонент позволяет создавать и выводить на сайт категории контактов, контакты, формы обратной связи, позволяющие связаться с тем или иным контактом. Контакт – это, условно, пользователь – человек с сайта.
Когда-то я писал статью о том, как можно создать на сайте форму обратной связи стандартными средствами Joomla . Данная инструкция актуальна и сейчас. Она позволяет создать вполне себе годную форму обратной связи без установки сторонних расширений. Отправка спама возможна, когда используется именно эта форма, а также, при одновременном стечении некоторых обстоятельств, о которых пойдет речь ниже.
Отправка спама от имени сайта с использованием формы обратной связи Joomla
Вы удивитесь, насколько прост обнаруженный способ отправки спама от имени сайта. Чтобы он был возможен, форма обратной связи должна выглядеть примерно так:
Т.е. должны выполняться два условия:
- Форма не защищена от спам-ботов (не подключена reCaptcha или какой-либо другой способ защиты формы)
- В настойках контакта активирована опция «Отправлять отправителю копию письма». Благодаря ей в контактной форме появляется соответствующий чекбокс (см. рисунок выше).
Если хотя бы одно из этих условий не выполняется, проблем не будет. Если же выполняются оба условия, то, как говориться, следите за руками:
- Спам-бот находит контактную форму. Защиты от спама нет – можно использовать.
- Спам-бот определяет, что сайт на Joomla, и что используется стандартная форма контактов. Удивительно, но есть боты, которые прекрасно умеют это делать.
- Спам-бот видит наличие чекбокса отправки копии письма отправителю.
- Спам-бот подставляет в поле Email адрес из собственной базы спам-рассылки, поле сообщения заполняет спамом. Как заполнены остальные поля неважно.
- Спам-бот отправляет форму и повторяет процесс многократно, подставляя все новые и новые адреса из собственной базы в поле Email.
Что происходит в результате? Joomla думает, что форму заполнил человек, который указал свой реальный адрес и хочет связаться с контактом с сайта. Поскольку галочка отправки копии письма установлена, то письма от сайта получают двое: человек, чей адрес привязан к контакту, и человек, чей адрес введен в поле Email.
Таким образом, подставляя в поле Email разные адреса, можно отправить тысячи сообщений от имени вашего сайта. Да, возможно контакт увидит это, быстро поймет, в чем дело, и прикроет лазейку, но очень велика вероятность, что этого не произойдет.
Последствия от такой атаки для сайта и бизнеса могут быть крайне неприятными, особенно когда чтобы раскрутить сайт уже вложено много денег. Если с адреса вашего домена рассылается спам, думаю не нужно объяснять, какой будет реакция его получателей.
Как защититься от этой уязвимости?
Как защититься от этой уязвимости? Элементарно. Сделайте так, чтобы одно из условий, описанных выше, не выполнялось, а именно.
Проблема: избегание обратной связи. Большинство людей не слишком хорошо воспринимают критику и, соответственно, всеми силами стараются избежать негативной обратной связи. В результате они не получают поистине бесценных сведений о своих сильных и слабых сторонах и, как следствие, не имеют возможности извлекать максимальную выгоду из первых и предупреждать последствия вторых.
Решение: если вы активно стараетесь получить и учитесь на честной и справедливой обратной связи от людей, которые вас хорошо знают (с самых разных сторон), значит, вы используете один из самых эффективных и быстродействующих способов, позволяющих человеку взглянуть на себя с новых углов зрения и ускорить личный успех и темпы саморазвития.
Инструкции: введите следующий текст в поле для электронного письма (можете редактировать его и адаптировать к своей ситуации, чтобы было понятно, что его автор – вы). Разошлите его пяти – тридцати (чем больше, тем лучше) знакомым, которые знают вас достаточно хорошо, чтобы дать честную оценку вашим сильным и слабым сторонам. Это могут быть ваши друзья, родственники, коллеги, наставники, учителя, бывшие работодатели или менеджеры, клиенты и прочие важные и близкие для вас люди. А если вы достаточно смелы, то и люди, важные или близкие для вас в прошлом. (Я серьезно.)
Важно: не забудьте рассылать письма как «скрытые копии», чтобы получатели не могли видеть остальных адресатов. (А лучше вообще скопировать и вставить письмо и рассылать их потом каждому человеку отдельно.)
Поле «Тема»: Это очень важно… или Буду счастлив услышать ваше мнение…
Текст электронного письма:
Дорогие друзья, родные и коллеги!
Огромное спасибо за то, что читаете это письмо. Мне было очень непросто его отправить, но оно крайне важно для меня и я искренне благодарен вам за то, что вы не пожалели своего драгоценного времени на его чтение (и, надеюсь, на то, чтобы мне ответить).
Это письмо получит избранная группа людей. Каждый из вас хорошо меня знает, и, надеюсь, даст честную оценку моих сильных и, что еще важнее, слабых сторон (так называемых зон усовершенствования).
Я никогда не делал ничего подобного раньше, но чувствую, что для того, чтобы расти и развиваться как личность, мне просто необходимо получить более точную картину того, каким меня видят самые важные люди в моей жизни. Чтобы стать человеком, которым я должен быть, чтобы жить так, как я того хочу и заслуживаю, и вносить вклад в жизнь других людей на уровне, на котором мне хотелось бы это делать, мне очень нужно услышать объективное мнение.
В связи с этим прошу вас не пожалеть нескольких минут, чтобы отправить мне письмо, где вы честно напишете, в каких двух-трех важных областях я больше всего нуждаюсь в улучшении. Если вам так будет проще и приятнее, не стесняйтесь перечислить сначала мои наибольшие достоинства и явные преимущества (во всяком случае, мне так точно будет проще и приятнее). Вот и все. И пожалуйста, не старайтесь ничего приукрасить или скрыть. Я обещаю не обижаться ни на какую критику. Вообще-то чем откровеннее вы будете, тем больше мотивов у меня появится для того, чтобы внести позитивные изменения в свою жизнь.
Спасибо еще раз, и, если есть что-нибудь, что я мог бы сделать, чтобы повысить ценность вашей жизни, пожалуйста, непременно дайте мне знать. С искренней благодарностью,
Электронное письмо, которое изменит вашу жизнь: Мысли в заключение
Ну вот и все! Надеюсь, вы присоединитесь ко мне, Труди и сотням других моих VIP-клиентов, которым хватило смелости разослать письмо такого содержания. Перечислю лишь некоторые из судьбоносных, меняющих жизнь человека вознаграждений, на которые вы можете рассчитывать в этом случае: более точный самоанализ, более глубокое понимание самого себя и четкое и ясное видение того, какие изменения позволят вам быстро улучшить свой характер и свою жизнь.
Ноутбуки
